Een back-up van Office 365?
Zes redenen om geen dag langer te wachten
Zeg eerlijk: heeft u volledige controle over uw Office 365-data? Heeft u toegang tot alle bestanden die u nodig heeft? Natuurlijk! Dat verzorgt Microsoft voor u, toch?
Niet helemaal. Microsoft regelt veel voor klanten en biedt een uitstekende service. Maar het bedrijf richt zich vooral op het beheren van de Office 365-infrastructuur en het garanderen van uptime voor gebruikers.
Sterker nog, Microsoft maakt u zelf verantwoordelijk voor de bescherming en retentie van uw Office 365-data.
Hoe zit het met de beveiliging en toegankelijkheid van uw Office 365-data?
Test nu Back-IT 365 30 dagen gratis en vraag een vrijblijvend securityconsult aan.
‘Een goede back-up van uw Office 365-data is daarom cruciaal. We zetten de zes belangrijkste redenen voor u op een rij.’
1. Het per ongeluk verwijderen van data
Er zijn twee manieren om iets te deleten binnen Office 365: soft delete en hard delete. Een voorbeeld van een soft delete is het legen van een map met verwijderde items. Dit wordt ook wel permanent deleten genoemd. In dit geval is permanent echter niet compleet permanent, omdat het item nog steeds terug te vinden is in de recoverable items-mailbox. We spreken van een hard delete als een item wordt gemarkeerd om volledig uit de mailbox-database verwijderd te worden. U kunt het item dan niet meer terughalen.
Of het nu gaat om soft of hard delete, bij veel bedrijven gaat data verloren door menselijke fouten. Wist u bijvoorbeeld dat als u een gebruiker verwijdert binnen Office 365, dat wordt doorgevoerd in het hele netwerk, inclusief het deleten van zijn of haar persoonlijke SharePoint-omgeving en OneDrive-data? Zoals gezegd beschermen de standaard Office 365-functies – zoals de prullenbak of versiegeschiedenis – u in zo’n geval slechts op een beperkte manier. Een back-upoplossing zorgt ervoor dat u per ongeluk verwijderde data altijd terug kunt halen.
2. Onduidelijkheden in retentiepolicy’s
Bij databeveiliging denkt men al snel aan hackers en virussen. Als bedrijf heeft u echter ook te maken met interne dreigingen door de eigen medewerkers, zowel bewust als onbewust. Realiseer u bijvoorbeeld dat Microsoft Office 365 geen onderscheid kan maken tussen een normale gebruiker of een ontslagen collega die belangrijke bedrijfsdata wil verwijderen voordat hij of zij vertrekt. Of denk aan geknoei met bewijsmateriaal. Een werknemer kan op strategische wijze belastende bestanden of e-mails verwijderen om ze buiten het bereik van de juridische of HR-afdeling te houden.
.
Sommige gebruikers creëren bovendien onbewust serieuze dreigingen, door het downloaden van geïnfecteerde bestanden of het per ongeluk lekken van gebruikersnamen of wachtwoorden, waardoor de veiligheid van data in gevaar komt. Met een back-upoplossing kunt u interne dreigingen niet omzeilen, maar er wel voor zorgen dat data veilig blijft in het geval van bewuste of onbewuste handelingen van collega’s.
3. Interne securitydreigingen
Het is goed om te weten dat Office 365 beperkte back-up- en retentiepolicy’s heeft. De beschikbare policy’s zijn vooral bedoeld voor situationeel dataverlies, en bieden geen complete back-upoplossing. Ook biedt Microsoft bijvoorbeeld geen point-in-time-dataherstel van items in uw mailbox, waarmee u alles kunt terugzetten naar een eerder moment in de tijd.
.
Met een back-upoplossing voor Office 365 heeft u geen last van onduidelijkheden in uw retentiepolicy of beperkte mogelijkheden voor het herstellen van data. Over het algemeen biedt zo’n oplossing zowel korte-termijnback-ups als lange-termijnarchieven en zowel granulaire als point-in-time-restores.
4. Externe securitydreigingen
Malware en virussen, zoals ransomware, hebben al veel schade toegebracht aan bedrijven wereldwijd. Niet alleen de reputatie van een bedrijf staat op het spel, ook de privacy en security van zowel interne als klantdata komt in gevaar. Externe dreigingen kunnen ontstaan via e-mails en bijlagen, en het is niet altijd afdoende om gebruikers te vertellen waar ze op moeten letten.
.
De beperkte back-up- en recovery-functionaliteiten van Exchange Online zijn niet in staat om met serieuze aanvallen om te gaan. Regelmatige back-ups zorgen ervoor dat er altijd een aparte, niet-geïnfecteerde kopie is van uw data zodat u documenten eenvoudig kunt herstellen.
5. Retentie – juridische vereisten per branche
Soms moet u onverwacht e-mails, documenten of andere bestandstypen terughalen tijdens juridische aangelegenheden. Microsoft heeft hiervoor een aantal vangnetten ingebouwd (Litigation Hold) maar nogmaals, deze vangnetten vormen geen robuuste back-upoplossing.
.
Door adequate back-up van uw Office 365-data zorgt u ervoor dat u altijd de gevraagde bestanden terug kunt halen. En hoewel de juridische en compliancy- en toegangsvereisten verschillen per sector en land, kan dit helpen om boetes, sancties of juridische geschillen te voorkomen.
6. Databeheer on-premise en in de cloud
Organisaties die aan de slag gaan met Office 365 hebben meestal wat tijd nodig voor de transitie tussen on-premise Exchange en Office 365 Exchange Online. Sommige organisaties behouden zelfs een klein gedeelte van hun legacy-systemen voor extra flexibiliteit en controle. Zo wordt er bijvoorbeeld vaak gebruikgemaakt van hybride e-mailoplossingen.
.
Dit zorgt voor extra uitdagingen wat betreft beheer. Een goede Office 365-back-upoplossing biedt ondersteuning bij hybride e-mailimplementatie en behandelt verschillende soorten uitwisselingsgegevens op dezelfde manier, ongeacht de bronlocatie.